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Vacature coördinator/administratief medewerk(st)er – Offre d’emploi : Coordinateur/trice – Employé(e) administratif(ve)

Offre d’emploi : Coordinateur/trice – Employé(e) administratif(ve) de la SBGG(Société Belge de Gérontologie et de Gériatrie)

 

Objectif de la fonction

Le coordinateur est responsable du soutien administratif de l’association, de la gestion financière, de la communication, et soutient le conseil d’administration dans le développement de la vision et de la mission ainsi que dans la mise en œuvre des objectifs stratégiques.

La fonction comprend plusieurs rôles

  • Organisation de congrès scientifiques en Flandre et en Wallonie (avec soutien lors des périodes de pointe) ; assemblée générale ; événements scientifiques avec d’autres associations en collaboration avec les différents groupes de travail
  • Communication avec les membres via le site web, les réseaux sociaux, les bulletins d’information
  • Rédacteur du site web
  • Gestion des membres
  • Gestion financière, y compris facturation et paiements
  • Gestion de l’agenda et rédaction des procès-verbaux pour le bureau exécutif et le conseil d’administration
  • Gestion de projets des différents groupes de travail
  • Suivi des accréditations, autorisations
  • Prise de contact et gestion des contrats avec les sponsors pour les activités scientifiques

Votre profil

  • Vous êtes titulaire d’un baccalauréat en organisation/gestion ou d’un diplôme équivalent
  • Vous travaillez à 0,5 ETP pour l’association – le statut (salarié ou indépendant) est négociable
  • Vous maîtrisez le néerlandais, le français et l’anglais (au moins niveau B2 dans les trois langues)
  • Une expérience dans l’organisation d’événements et/ou le soutien administratif d’associations et/ou de soins aux personnes âgées est un atout
  • Vous avez une approche pratique
  • Vous êtes capable de coacher et de motiver des collaborateurs et des bénévoles
  • Vous possédez de solides compétences en communication et une grande empathie
  • Vous êtes fort(e) en administration et maîtrisez les principes de base de la facturation et des contrats
  • Vous êtes capable de développer et de mettre en œuvre une vision
  • Vous savez réfléchir de manière critique, analyser et êtes orienté(e) vers les solutions
  • Vous êtes flexible
  • Vous avez la possibilité de travailler à domicile

Compétences clés

  • Planification et organisation
  • Travail autonome et indépendant
  • Précision
  • Compétences rédactionnelles
  • Compétences en communication
  • Capacité à résoudre des problèmes
  • Résistance au stress
  • Flexibilité

 

Positionnement

Rapporte au président/bureau exécutif de la BVGG/SBGG

 

Informations complémentaires

Présidente – Nele Van Den Noortgate – Nele.VanDenNoortgate@uzgent.be (NL)

Vice-président – Christophe Dumont – DumontChristophe@mac.com (FR)

 

Doel van de functie

De coördinator is verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de vereniging, het financieel management, communicatie en ondersteunt de raad van bestuur in visie en missie ontwikkeling en uitwerking van de strategische doelen.

De functie omvat verschillende rollen

  • Organiseren van wetenschappelijke congressen in Vlaanderen en Wallonië (met ondersteuning op piekmomenten); algemene ledenvergadering; wetenschappelijke events met andere verenigingen in samenwerking met de verschillende werkgroepen
  • Communicatie met de leden via website, sociale media, nieuwsbrieven
  • Editor van de website
  • Ledenbeheer
  • Financieel beheer waaronder facturatie, betalingen
  • Agenda beheer en verslaggeving voor dagelijks bestuur en raad van bestuur
  • Projectbeheer van de verschillende werkgroepen
  • Opvolgen van accreditering, vergunningen
  • Contacten leggen, contractenbeheer met sponsors voor wetenschappelijke activiteiten

Jou profiel

  • Je hebt een bachelordiploma in organisatie/management of een gelijkgesteld diploma
  • Je werkt 0,5 FTE voor de vereniging – bij voorkeur onder zelfstandig statuut
  • Je bent vlot in Nederlands, Frans en Engels (minstens B2 voor de drie talen)
  • Ervaring in eventorganisatie en/of administratieve ondersteuning van verenigingen en/of ouderenzorg is een pluspunt
  • Je bent praktisch ingesteld
  • Je kan medewerkers en vrijwilligers coachen en stimuleren
  • Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en hebt een groot inlevingsvermogen
  • Je bent administratief sterk en beheert goed de basisprincipes van facturatie en contracten
  • Je beschikt over digitale vaardigheden en hebt bij voorkeur ook ervaring met generatieve artificiële intelligentie om jou administratief werk te ondersteunen
  • Je kan een visie ontwikkelen en implementeren
  • Je kan kritisch reflecteren, analyseren en bent oplossingsgericht
  • Je bent vlot in de Nederlandse en Franse taal
  • Je bent flexibel
  • Je hebt de mogelijkheid om van thuis uit te werken

Kerncompetenties

  • Plannen en organiseren.
  • Zelfstandig en autonoom werken.
  • Nauwkeurig.
  • Schriftelijke vaardigheden.
  • Communicatieve vaardigheden.
  • Probleemoplossend vermogen.
  • Stressbestendig.
  • Flexibel.

 

Positionering

  • Rapporteert aan de voorzitter/dagelijks bestuur van de BVGG/SBGG

 

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